Comment utiliser un tampon d’entreprise est une chose à laquelle vous pouvez être confronté si votre entreprise dispose d’un ensemble important de documents qui doivent être approuvés par tous les gestionnaires, administrateurs ou membres du conseil d’administration. Certaines transactions commerciales nécessiteront le sceau de la société sur un document pour montrer la confiance et le soutien total de la société.
Qu’est-ce qu’un tampon d’entreprise ?
Un tampon d’entreprise est un moyen de confirmer qu’un document est certifié et accepté par toutes les parties impliquées dans la prise de décision. Il est considéré comme la signature ou la marque officielle de la société. Un sceau d’entreprise comprendra :
- Le nom de l’entreprise enregistrée
- L’année de constitution
- L’état dans lequel il a été légalement déposé
- Le logo de l’entreprise
Le tampon de la société est généralement décidé lors de l’une des premières réunions après la constitution. Une fois le sceau de l’entreprise adopté, les documents signés et le compte rendu de la réunion enregistré, les affaires courantes peuvent commencer. Les documents envoyés ou déposés sous le sceau de la société sont souvent appelés « actes ». Alors que les documents envoyés ou déposés à la main sont des « contrats écrits ».
Le sceau de la société ne doit être utilisé qu’avec l’autorisation des dirigeants de la société ou du comité désigné. Lorsqu’un cachet social est apposé sur un document, la signature d’un administrateur peut également être requise ainsi que le contreseing d’un autre administrateur, secrétaire de la société ou personne désignée par le comité.
Traditionnellement, la cire à cacheter était utilisée pour imprimer un sceau sur les documents de l’entreprise. Plus courante aujourd’hui est l’utilisation de deux plaques métalliques gravées du sceau de l’entreprise. Le gaufrage laisse une marque claire sur le papier lorsque les plaques sont fermement pressées l’une contre l’autre. Alternativement, le sceau peut être laissé à l’aide d’un tampon encreur et d’un tampon en caoutchouc.
Quand pourriez-vous avoir besoin d’un tampon d’entreprise ?
Les documents importants qui pourraient nécessiter un sceau d’entreprise sont :
- Contrats de travail
- Accords avec les fournisseurs
- Contrats de vente
- Procès-verbaux des réunions
- Baux
- Documents de prêt
- Demandes gouvernementales
- Documents légaux
- Certificats d’adhésion
- Certificats d’actions
Si un tampon d’entreprise est nécessaire à l’étranger, la société peut avoir un « sceau officiel ». Ceci, ainsi que les informations indiquées dans le « sceau commun », indiqueront également le lieu d’outre-mer dans lequel il doit être utilisé. Lorsque le sceau officiel est utilisé à l’étranger, une seule personne ou mandataire peut être autorisé à l’utiliser au nom de l’entreprise.
Un sceau d’entreprise est-il nécessaire aujourd’hui ?
Comme de nombreuses entreprises évoluent avec le temps et que les transactions se font par voie électronique, le sceau de l’entreprise est de moins en moins utilisé.
Conseils pour l’utilisation d’un tampon d’entreprise
Il est possible d’utiliser un tampon d’entreprise pour les raisons suivantes :
- Utilisez un tampon d’entreprise uniquement pour les affaires officielles de l’entreprise.
- Un sceau est considéré comme la marque de la société.
- Utilisez le tampon sur tous les documents importants de l’entreprise.
- Utilisez le tampon comme la signature de l’entreprise afin qu’il soit clair que l’entreprise agit.
- Un tampon d’entreprise signifie que l’accord ci-joint est un acte social.
- Un tampon d’entreprise indique à une personne qui lit le document que l’entreprise soutient le document.
- Un tampon sur un certificat montre l’approbation de la société.
- Le tampon doit être maintenu en bon état.
Même si le tampon de l’entreprise n’est pas une exigence légale, il présente toujours une authenticité.
Un fax, un e-mail ou une photocopie du tampon peut remplacer le sceau original.
En définitive, il faut reconnaître que le tampon d’entreprise peut s’utiliser de différentes manières par l’entreprise. De plus, il existe plusieurs types de tampons d’entreprise. Par contre, pour réaliser le meilleur choix, il y a divers éléments que vous devez prendre en compte.
Découvrez ensuite sur ce lien les avantages des tampons personnalisés sur l’entreprise.
